Vi vil prøve at beskrive forskellige scenarier for behandling af bilag

Det kan være en god ide en gang i mellem at kigge på sine arbejdsgange. At begynde at bruge elektroniske bilag kan være en god anledning til at finde den bedste arbejdsgang.

Der er 4 roller som kan varetages af 2 til flere personer

Hvem modtager bilagene

Hvem godkender bilagene og hvor mange

Hvem betaler bilagene

Hvem bogfører bilagene

Da mange benytter ekstern regnskabsfører er det tænkt ind i denne beskrivelse


Modtagelse og godkendelse af bilag

  • Kassereren modtager bilagene og får formandens underskrift inden der betales og sendes til regnskabsfører, der indscanner dem.


  • Kassereren modtager bilagene og godkender/underskriver inden de sendes til regnskabsfører. De kan scannes og mailes eller afleveres i papir.


  • Kassereren modtager alle bilag og videresender til regnskabsfører med en godkendelse i mailen. Hvis der i regnskabsinstruksen står at ingen bilag kommer direkte til regnskabsfører er det accepteret af revisor at godkendelsesmailen ikke ligger i regnskabssystemet.


  • Bilagene kommer til regnskabsfører som får formandens underskrift inden de indscannes.

  • Bilagene kommer til regnskabsfører som indscanner dem, hvorefter de vha. attesteringsmodulet bliver attesteret  


  • Bilagene er GLN(EAN) fakturaer som kommer direkte ind i elektroniske bilag. De skal attesteres vha. attesteringsmodulet


Betaling af bilag

Det er vigtigt at lave et system så man sikrer at bilagene betales én gang og kun en gang

  • Der kan skrives dato på papirbilaget
  • Der kan sættes flueben i Betalt udfor bilaget i elektroniske bilag
  • Mailen kan flyttes til en anden mappe
  • Eller en helt anden måde


Hvad omhandler bilaget

Bilagene skal bogføres på både art og formål, For at kunne bogføre som det er tænkt fra indkøbers side, skal der formål på bilagene. Det kan være som tal eller tekst ex enten 6200 eller personale. Der kan skrives art på men ofte overlades det til regnskabsføreren.

Det kan skrives direkte på bilaget, i mailen eller via attesteringsmodulet.


Brug af kreditor modulet

Man kan bruge kreditor modulet til de steder hvor man køber på konto, det kunne være fødevarer eller brændstof. Det betyder at man kan taste bon’er ind efterhånden som de kommer ind og stemme af når regningen kommer.

Man kan også bruge det til alle sine fakturaer og dermed registrere alle udgifter på fakturadagen og ikke på betalingsdagen. Så er der ikke nogen periodisering ved årsskiftet.

Man skal så bare bogføre alle udgifter 2 gange, når fakturaen modtages og igen når den betales.

Man kan slippe lidt nemmere over det, hvis man danner en betalingsfil til banken når de er bogført 1. gang.  Så skal man ikke taste i banken også. Filen indlæses i banken og der betales på den betalingsdato man har sat.


Hvis man tilmelder sig GLN(EAN) og fået sendt den oplysning ud til sine kreditorer

GLN fakturaer kommer direkte ind i Elektroniske bilag og der oprettes en kreditor. Systemet udfylder en masse oplysninger såsom CVRnr, fakturanr, cvr og fakturanr skrives posteringstekst, beløb, posteringsdato, betalingsdato, betalingsoplysninger så det man selv skal taste begrænser sig til kontonr, formål, projekt, sted, og moms. Hvis bilaget skal deles op er det også manuelt.