Årshjulet på kirkegårdene, er oftest meget forskelligt sat sammen. Det betyder, at nedenstående skal ses som en overordnet rettesnor for årets gang på kirkegården.
Se

Årets gang kunne f.eks. se sådan ud:

1. kvartal

Skift til nyt regnskabsår
Opdatering af varepriser til det nye år
Udskrivning af datoliste for hele årets dato-aftaler
Udskrivning af Saldoliste debitorer
Nulstilling af gravsteder, der er udløbet og ikke skal fornyes
Udskrivning af arbejdsliste for alle varer for kontrol af markering på gravsteder
Afregnes aftaler på gravstederne forud for året, udskrives afregning for disse varer
Udskrivning af arbejdsliste til alle forårsblomster
Fakturajournal over ikke-bogførte fakturaer

Ajoufør GIAS aftaler til legataftaler på de enkelte gravsteder

2. kvartal

Udskrivning af Saldoliste debitorer
Afregnes aftaler på gravstederne for et halvår, udskrives afregning for disse varer
Udskrivning af arbejdsliste til alle sommerblomster
Fakturajournal over ikke-bogførte fakturaer
Ajoufør GIAS aftaler til legataftaler på de enkelte gravsteder

3. kvartal

Sommerkvartalet er der som regel ikke nogen specielle aktiviteter

4. kvartal

Udskrivning af liste over udløbne gravsteder for året
Udskrivning af hjemfaldsbrev til gravstedsejere
Udskrivning af legatliste vedr. udløbne legater for året
Udskrivning af legat udløbsbrev til gravstedsejere
Udskrivning af arbejdsliste til grandækning og evt. kranse og puder
Udskrivning af Saldoliste debitorer
Afregning og udskrivning af årlige fakturaer (bagudfakturering)
Opfølgning på gravstedsdebitorer, som endnu ikke har reageret på hjemfaldsbrevet
Fakturajournal over ikke-bogførte fakturaer
Ajoufør GIAS aftaler til legataftaler på de enkelte gravsteder

Skift til nyt regnskabsår:
For at sikre at alle elementer vedr. priser, momskoder, varegrupper, konti mm. oprettes i det korrekte regnskabsår og med rette sammenhænge, skiftes til det gældende regnskabsår.

Opdatering af varepriser til det nye år:
Priserne i varekartoteket skal opdateres til indeværende års varepriser. Dette gøres bedst ved at bruges funktionen Kirkegård->GIAS->Prisopdatering, hvor alle varer sammenknyttet med en tilsvarende varer i provstiets varekartotek prisopdateres med provstiets varepriser.
De varer, der ikke er sammenknyttet med provstiet skal opdateres manuelt under Vare->Varekartotek.

Arbejdslister:
Bruges eksempelvis farvemarkering på gravstederne for opmærkning på gravstederne, er det en god ide at udskrive en komplet arbejdsliste til kontrol af samtlige aftaler på gravstederne vedr. renholdelse, forårsblomster,sommerblomster og grandækning mv.
Med denne liste i hånden kan man kontrollere, om markeringen på de enkelte gravsteder er korrekte og ellers få det rettet til, så det passer med de aftaler, der rent faktisk er på gravstedet og som der betales for.
Desuden den aktuelle arbejdsliste udskrives før igangsætning af arbejdet (Forårsblomster, sommerblomster, grandækning o.lign.)

Datolister:
For at få det fulde udbytte af programmets muligheder for at hjælpe med udførelse af individuelle aftaler på gravsteder, hvor aftalen skal effektueres på bestemt dato eller dag i året, kan man oprette aftaler på grav- stederne med udførelse som Datoliste.
Datoliste kan udskrives efter behov - Månedlig/Kvartalsvis/Årligt.

Afregning af aftaler:
Afregning af aftaler gøres efter behov, dog mindst en gang om året.
Langt de fleste laver afrening i slutning af året (bagud), der er dog efterhånden flere, der har flyttet faktureringen til starten af året, hvorved man får pengene for det arbejde, der skal udføres på forkant (forud).
Andre steder har man af hensyn til regningens størrelse, har valgt, at fakturere 2 gange om året, så kunderne ikke modtager alt for store regninger på en gang.
Vær opmærksom på at aftaler skal udfaktureres i samme regnskabsår, som de er aftalt og udført.

Udløbne gravsteder:
Liste over udløbne gravsteder udskrives, så man har et overblik over de gravsteder, der udløber i løbet af året. Husk at det nødvendigvis ikke længere kun er pr. 31/12 at gravsteder har udløbsdato, vi anbefaler dog gravsteds udløb pr. 31/12, da man ellers skal udskrive hjemfalds/legatbreve hver måned.
Samtidig kan man udskrive breve til gravstedsejere vedr. udløbne gravsteder (hjemfaldsbrev).
For kunder med e-Boks, er proceduren beskrevet under e-Boks og for kunder, der endnu ikke har e-Boks, skal der Laves et filter på gravsteder, med ønsket udløbsdato. Dette filter kan anvendes til at udskrive hjemfaldsbreve til gravstedsejerne.

Nulstilling/fornyelse af udløbne gravsteder:
Gravsteder, som gravstedsejerne ikke længere ønsker at opretholde, skal nulstilles (sløfes). Ligeledes fornyes de gravsteder, som gravstedsejerne ønsker at fornye.

Legater:
Udskrivning af Legatliste over udløbne legater. Denne skal gennemgås for legater, der evt. udløber før gravstedet, så gravstedsejeren kan kontaktes med henblik på evt. oprettelse af nyt legat for restperioden. Evt. overgang til aftaler på regning.
OBS. Denne liste bør sammenholdes med listen over udløbne gravsteder, så der evt. kun sendes et brev ud til disse gravstedsejere.

Debitor saldoliste:
Udskrift af Saldoliste på debitorer med saldo. Denne liste udskrives og gennemgås f.eks. mindst kvartalsvis (afhængig af store udsendelser af fakturaer måske månedligt) for at få overblik over, hvilke kunder der skal rykkes for manglende betaling.

Fakturajournal over ikke-bogførte fakturaer:
Denne liste udskrives jævnligt - f.eks. hvert kvartal, for at sikre - at alle fakturaer er udskrevet. Efterbehandling af ikke-bogførte fakturaer skal finde sted. Varelinjerne på de ubogførte fakturaer skal slettes, så summen på fakturaren bliver 0,00 kr. (nul).
Herfter bogføreres fakturaerne


Ajoufør GIAS aftaler til legataftaler på de enkelte gravsteder:
Det er vigtigt, gerne løbende, at få ajourført indbetalte GIAS aftaler således, der bliver oprettet en legataftale på gravstedet.

Brug funktionen Kirkegård->GIAS->Ajourfør indbetalte GIAS tilbud til at få oprettet legataftalen på det indbetalte GIAS tilbud.

Alle afteler, der står på listen, skal overføres til gravstederne.