Opret ydelsesaftale på fanen aftale

Der er to typer aftaler, der kan oprettes på et gravsted. Enten en legataftale eller en årlig faktureringsaftale.
Begge typer aftaler skal altid have en afregningstermin.


Hvis der er lavet en GIAS aftale i systemet, vil systemet selv oprette legat aftale samt de aftaler, der indgår i legatet når brugeren vælger at overføre aftalen til gravstedet. Se vejledningen Ajourfør indbetalte GIAS tilbud.

Er aftalen derimod en gammel aftale eller er den oprettet på GIAS.dk, skal den manuelt oprettes her i systemet under legat og herefter aftalerne, der er købt i legatet. Se vejledningen Opret legataftale manuelt.


Aftalen oprettes ved at trykke på knappen Detaljer eller dobbeltklik i feltet varenummer.




De enkelte felter i skærmbilledet aftale er som følger:




               


  1. I feltet 'Vare/ydelse' tastes varenummeret, hvis man kender nummeret på varen. Ellers kan der slås op i varekartoteket ved at klikke på den lille sorte pil til højre for feltet.

  2. Alle varer skal altid have en standard afregningstermin, uanset om det er en vare på legat/GIAS aftale. Standarden for den valgte vare vises i afregningstermin, men kan ændres.

  3. Legatnummer (kræver at et legat er oprettet på forkant. Se Opret legat aftale på legat (Gl. legater eller aftaler fra GIAS.dk).
    Legatnummer kan vælges ved at klikke på den lille sorte pil til højre for feltet.

  4. Skrives en tekst i dette felt, vil denne erstatte varen navn (i dette tilfælde Spanske margurit) med indholdet af dette felt. Kan bruges hvis man eks. har varen stedmoder, men ønsker at det skal Blå stedmoder.

  5. I feltet Tekst til udførelse kan der angives en bemærkning, som vil blive udskrevet på arbejdslisten, så man kan se, at der er noget specielt vedr. dette gravsted
    F.eks. hvis grandækning kun må være et bestemt sted eller som en bestemt udformning på det aktuelle gravsted. 

  6. Hvis en vare altid har en fast pris. Pas dog meget  på, da denne pris jo så aldrig bliver reguleret og man typisk ikke opdager denne fejl. Overskriver prisen på den valgte vare.

  7. Det antal af den valgte vare, der aftalt. Normalt altid en undtaget blomster som oftest angives med stk.

  8. Feltet Udført antal springes normalt over.
    Feltet anvendes KUN, hvis det antal, der er angivet i feltet 'Aftalt antal', skal være noget andet ved næste afregning af aftalen.
    Hvis der fx er angivet 15 stk. stedmoder i 'Aftalt antal', og kunden denne gang kun har fået 12 og kun skal betale for 12, kan dette angives i feltet Udført antal med 12 stk. Fakturaen vil så blive oprettet med 12 stk. ved næste afregning. Når afregningen er foretaget, nulstilles feltet, så næste gang aftalen afregnes, vil det være feltet Aftalt antal, der anvendes, hvis der ikke igen angives noget i feltet Udført antal.

  9. Kan indeholde Faktura, legat, forudbetalt og betalt. Normalt skal der ikke indstilles noget i dette felt. Er der angivet legatnummer i  felt 3, sættes dette felt automatisk til legat.

  10. Kan enten være Arbejdsliste eller Datoliste . Arbejdsliste bruges på de fleste varer, hvorimod datolisten er for aftaler, der skal udføres på en eksakt dato. (se længere nede i denne beskrivelse om datolister).

  11. I feltet Kommentar kan angives en kommentar til den aktuelle aftale. Feltet vises kun her og udskrives ikke på arbejdslister eller andre udskrifter

  12. Angiver om aftalen skal følge gravstedets udløb (hvilket giver datoen 31-12-9999 i både pkt. 8 og 9.) Fjernes hakket, gives mulighed for at ændre datoen i både pkt. 13 og 14.

  13. Periode for hvilken aftalen skal faktureres for. Er der tale om en legataftale, styres både fra og tildato af legatets start- og slutdato.

  14. Periode for hvilken aftalen skal vises på arbejdsliste/datoliste for. Er der tale om en legataftale, styres både fra og tildato af legatets start- og slutdato.

  15. Registreret udført arbejde. I kirkegårds APP kan den medarbejder, der udfører arbejdet registrere både antal og arbejdstid på den pågældende gravsted og vare. Denne registrering vil så vises på gravsted/vare i kirkegårdssystemet.
    Funktionen kræver abonnement på Kirkegårds APP.



    I ovenstående eksempel, er der registreret 1 times tidsforbug på plantning af stedmoder på gravstedet.


  16. Datoliste

Hvis der i feltet Udførelse vælges Datoliste i stedet for Arbejdsliste, bliver Aftaledatoer og felterne Datotype, Dag, Måned og Antal vist til højre i billedet. Se evt. også punktet Udførsel - Arbejdsliste.


Feltet Datotype anvendes, hvis den aktuelle aftale skal udføres på en foruddefineret dag, fx en helligdag som 2. påskedag, 3. søndag i advent osv.

Der klikkes på den lille sorte pil til højre i feltet, og den ønskede datotype vælges. Feltet udfyldes kun, hvis de næste to felter Dag og Måned ikke udfyldes.

De to felter Dag og Måned angives, hvis den aktuelle aftale skal udføres på en nøjagtig dato. Fx en bryllupsdag eller en fødselsdag.
Datoen angives som f.eks 01 11 - dette angiver, at aftalen skal udføres den 1. november hvert år. Felterne udfyldes kun, hvis feltet Datotype ikke udfyldes

Feltet Antal udfyldes med det antal, der skal udføres på den angivne dag.

Der kan angives flere datotyper og/eller datoer. Dvs., at hvis aftalen f.eks. er en aftale vedrørende buketter, og der skal lægges 5 buketter i løbet af året, så skal der være 5 linjer, hvor der på hver linje angives, hvilken dato/datotype der skal være gældende for den enkelte buket.


Aftale betales af anden debitor eller opdeles

Hvis aftalen skal betales af en anden debitor end den person, som på fanen Debitor mv. er markeret med flueben i feltet Deb., eller aftalen eventuelt skal deles ud på flere debitorer, klikkes på knappen Debitor. Felterne Aftaledebitorer vises øverst til højre i vinduet.



I feltet Debitornr. angives nummeret på den debitor, som skal betale aftalen, hvis man kender nummeret på debitoren. Ellers kan der vælges blandt de debitorer, som er oprettet på gravstedet, ved at klikke på de tre prikker til højre i feltet. Navnet på debitoren vises i feltet Navn. Er der flere debitorer, som skal dele aftalen, skal den/de øvrige debitorer angives på de næste linjer. Debitoren skal være oprettet på gravstedet, for at kunne vælges som debitor på aftalen.

I feltet Andel i % angives, hvor stor en andel den debitor, der er angivet på linjen, skal betale. Hvis der er flere debitorer, som skal deles om aftalen, skal %-andelen i alt minimum give 100%. Der kan angives andele, der giver mere end 100%.

Der kan være lige så mange debitorer, som man ønsker at inddele regningen i.

Delingen gælder kun den vare, der åbnet for redigering.