Opret manuel legataftale i fanen legat

Legataftaler fra før GIAS systemet blev introduceret eller GIAS aftaler, der ikke er lavet i systemet, altså på GIAS.dk, skal manuelt oprettes som legataftale med tilhørende varer.

Er GIAS aftalen oprettet i systemet kan denne arbejdsgang foregå maskinelt, når aftalen er blevet betalt af kunden.


Man starter med at lave en legat aftale, som der senere kan kobles vareaftaler på:



Som ovenstående viser, oprettes legat aftalen direkte fra gravstedskartoteket på legatfanen. Enten ved at dobbeltklikke i feltet legatnummer eller tryk på detaljer.


Aftalen udfyldes på følgende måde:


         


  1. Debitor vælges på den lille pil efter debitornummer. Der kan kun vælges mellem de debitorer, der er oprettet på gravstedet. Der kan oprettes en ny debitor ved tryk på knappen Ny debitor.
  2. Legatnummer er det aftalenummer aftalen har fået fra stiftet eller GIAS centeret.
  3. Løbetiden angives i heleår
  4. Efter angivelse af startdato regnes en slutdato ud og indsættes i felt 5.


Felterne i den blå ramme skal ikke udfyldes med mindre, der foreligger en kirkeministeriel godkendelse til at kirkegården selv afregner legataftaler.


Når legatet er lavet, kan der tilknyttes aftaler, der påføres aftalenummeret angivet på ovenstående aftale.



Der er to typer aftaler, der kan oprettes på et gravsted. Enten en legataftale eller en årlig faktureringsaftale.
Begge typer aftaler skal altid have en afregningstermin.


Hvis der er lavet en GIAS aftale i systemet, vil systemet selv oprette legat aftale samt de aftaler, der indgår i legatet når brugeren vælger at overføre aftalen til gravstedet. Se vejledningen Ajourfør indbetalte GIAS tilbud.

Er aftalen derimod en gammel aftale eller er den oprettet på GIAS.dk, skal den manuelt oprettes her i systemet under legat og herefter aftalerne, der er købt i legatet. Se vejledningen Opret aftale (legat) på gravsted.


Aftalen oprettes ved at trykke på knappen Detaljer eller dobbeltklik i feltet varenummer.




De enkelte felter i skærmbilledet aftale er som følger:




               


  1. Den vare, som aftalen drejer sig om. Der kan trykket på den lille pil efter varenummer for at se listen af varer. Tekstens hentes automatisk.
  2. Alle varer skal altid have en afregningstermin, uanset om det er en vare på legat.
  3. Legatnummer (kræver at et legat er oprettet på forkant. Se Opret legat aftale på legat (Gl. legater eller aftaler fra GIAS.dk).
  4. Skrives en tekst i dette felt, vil denne erstatte varen navn (i dette tilfælde Spanske margurit) med indholdet af dette felt. Kan bruges hvisman eks. har varen stedmoder, men ønsker at det skal Blå stedmoder.
  5. Virker på samme måde som pkt. 5, dog er det på arbejdslisten teksten vises.
  6. Hvis en vare altid har en fast pris. Pas dog meget  på, da denne pris jo så aldrig bliver reguleret og man typisk ikke opdager denne fejl. Overskriver prisen på den valgte vare.
  7. Det antal af den valgte vare, der aftalt. Normalt altid én undtaget blomster som oftest angives med stk.
  8. Kan indeholde Faktura, legat, forudbetalt og betalt. Normalt skal der ikke indstilles noget i dette felt. Er der angivet legatnummer i  felt 3, sættes dette felt automatisk til legat.
  9. Kan enten være Arbejdsliste eller Datoliste . Arbejdsliste bruges på de fleste varer, hvorimod datolisten er for aftaler, der skal udføres på en eksakt dato.
  10. Angiver om aftalen skal følge gravstedets udløb (hvilket giver datoen 31-12-9999 i både pkt. 8 og 9.) Fjernes hakket, gives mulighed for at ændre datoen i både pkt. 8 og 9.
  11. Periode for hvilken aftalen skal faktureres for. Er der tale om en legataftale, styres både fra og tildato af legatets start- og slutdato.
  12. Periode for hvilken aftalen skal vises på arbejdsliste/datoliste for. Er der tale om en legataftale, styres både fra og tildato af legatets start- og slutdato.


Systemet giver mulighed for at dele en faktura mellem 2 eller flere debitorer med en hvilken som helst fordeling mellem dem.

Se vejledningen Deling af faktura/aftaler for detaljeret vejledning.