Indledning

For at komme i gang med GIAS modulet i programmet skal kirkegården være knyttet sammen med provstiet, således at de varer, der er udvalgt af provstiet, vises på kirkegården.


Adgang til systemet

Adgang til GIAS gennem Skovbo kirkegårdssystem. Du skal altså ikke logge ind andre steder end i kirkegårdssystemet og herefter finde det gravsted du vil lave en GIAS aftale på.


Forberedelse
For at kunne bruge GIAS systemet, skal de varer provstiet, har valgt at stille til rådighed for de enkelte kirker sammenknyttes med varerne i dit varekartotek. Dette bevirker at du faktisk bruger dit eget varekartotek, når du laver en GIAS aftale. Det er dog GIAS varenavnene, der vises på det endelige tilbud.

Som nedenstående illustration viser, vælges varerne i det udvalg af varer, som netop dit provsti har valgt at bruge i forbindelse med GIAS og som du har sammenknyttet.

Vær opmærksom på opdelingen af varer i ydelsesgrupper. F.eks. omfatter ydelsesgruppe

100 (Pleje og vedligehold) GIAS ydelser til almindelige aftaler (ydelsesnumre 1101-1183

200 (Udvidet pleje og vedligehold) GIAS ydelser til almindelige aftaler (ydelsesnumre 1201-1233  

400 (Servitut- belagte anlæg) GIAS ydelser til brug ved obligatoriske legater (ydelsesnumre 1500-4999)

osv.

Kolonnen Kommentar kan bruges til ekstra individualisering af varen ved overførsel til GIAS tilbud/aftale.

Sammenknyt kun de varer, der er behov for i forbindelse med legat aftalerne.





             GIAS vareliste


Oprettelse af GIAS aftale

Gå ind i kirkegård – Gravstedskartotek, så nedenstående skærmbillede vises:
BEMÆRK: Oplysninger på afdøde, debitorer og antal gravpladser kan ikke ændres i GIAS aftalen.

Hvis ovenstående oplysninger skal rettes, lukkes aftalen uden at gemme. Herefter rettes fejlene i

Gravstedskartoteket  og en ny aftale påbegyndes.


.

Efter valg af GIAS aftaler, vises nedenstående billede, hvor aftalen kan oprettes i. Skærmbilledet er opdelt i 7 faner, som udfyldes fra venstre mod højre.


Generelt


Aftaletype

Angiv om der er tale om en ny aftale, en fornyelse eller en forlængelse.


En fornyelse laves ved udløb af en aftale. En forlængelse laves i forbindelse med en ny nedsættelse.


Der skal – ved fornyelser og forlængelser – indsættes udløbsdatoen for den tidligere aftale. Fornyelsen/forlængelsen vil så starte dagen efter.


Information retur til kirkegården

Hvis kirkegården ønsker sms eller e-mail besked, når tilbuddet er betalt, udfyldes SMS eller E-mail.


Nr:        

Internt nummer, som kan benyttes indtil GIAS Nr. bliver udfyldt. KAN IKKE RØRES


GIAS Nr.:        

Når aftalen udskrives, oprettes automatisk et Gias Nr. fra dit GIAS center. KAN IKKE RØRES


Aftaletype:        

Vælg aftaletype, som kan være ny, forlængelse eller fornyelse.

En fornyelse laves ved udløb af en aftale. En forlængelse laves i forbindelse med en ny nedsættelse.


Tidl. aftale
Tast udløbsdatoen for den tidligere aftale, der skal fornyes eller forlænges.


SMS:
Angiv telefonnummer på den telefon/person der skal modtage besked om betaling.

Kan pt. ikke hentes automatisk

E-mail:
Angiv eller vælg den E-mail på den telefon/person der skal modtage besked om betaling.


Kontaktinformation:

Her skal anmelderen af GIAS aftalen stå. Er der lavet en kontakt kan denne vælges på den sorte pil.

OBS. Husk telefonnummer og evt. mail

Indehaver
       

Betaler
       

Som udgangspunkt er indehaver også betaler. Hvis dette ikke er tilfældet skal fluebenet i feltet Betaler er identisk med indehaver  fjernes.


Afdøde
       


Som udgangspunkt hentes sidste begravede automatisk.

Sker dette ikke kan gravstedets begravede hentes ved at trykke på den lille pil efter CPR nummer.

Gravsted

Gravsted

Hentes fra gravstedet.


Antal pladser
Antal plader hentes fra gravstedet og må ikke være 0. Står der 0 i feltet, skal du lukke og ikke gemme aftalen og herefter sætte Antal gravpladser på gravstedsbilledet. Til sidst oprettes en ny aftale.


Type

Hver vælges mellem et kistegravsted, et urnegravsted. Har betydning for hvilke ydelser, der kan vælges. Ved en urnebegravelse i et kistegravsted vælges typen 'Kiste'.


Obligatoriske ydelser

Hvis der til gravstedet er knyttet obligatoriske ydelser skal der sættes flueben i feltet 'Obligatoriske ydelser'. Har betydning for valg af ydelser og for betalingsfristen.


Gravstedets udløbsdato
Den dato hvortil gravstedet er erhvervet. Hentes fra gravstedet.



Ydelser

OBS! OBS! OBS!
De varer der er mulighed for at vælge mellem, er styret af Type (Kiste/urne) og om det er obligatoriske ydelser.


Ydelser til en GIAS aftale laves på samme måde som en enkeltstående faktura i kirkegårdssystemet.

Sæt cursoren i feltet Nr, dette får de tre prikker til at vise sig i feltet, som der så trykkes på. Herefter fremkommer Gias varelisten.

Vælg herefter en vare.

Bemærk at udvalget af varer hænger sammen med de varer man har sammenknyttet i skærmbilledet Tilknytning til GIAS (se under punktet forberedelse i denne vejledning).

Endvidere er det vigtigt om der er sat hak i obligatoriske ydelser i fanebladet Gravsted.


Fra-dato
For en ny aftale er fra-datoen til førstkommende 1. , hvor der er minimum 14 til. For en fornyelse eller forlængelse er Fra-datoen altid dagen efter udløbet af den tidligere aftale. SKAL NORMALT IKKE RØRES


Aftalens til-dato

For en ny aftale og for en forlængelse foreslås gravstedets udløbsdato som Til-datoen.


For en fornyelse foreslås en dato svarende til 5 års løbetid som Til-dato.

Til-datoen kan aldrig ligge efter gravstedets udløbsdato.


Løbetiden beregnes og vises i hele år og måneder.


Kontrollér aftale


Kontrollér og udskriv en aftale


'Kladde' giver mulighed for at se og kontrollere en aftale inden den gøres færdig.  Vælg Udskriv. Hvis der mangler noget får du besked, og det skal rettes inden aftalen kan udskrives.


Godkend aftale låser aftalen, så den ikke længere kan ændres, men er derimod klar til udskrivning til kunden.


Brug Udskriv når aftalen er klar til at blive udleveret til køber. Udskriften indeholder nu betalingsinformation til køber.


Udskriv vises som en PDF fil på skærmen og kan udskrives på en printer eller vedhæftes en e-mail, så den kan sendes til gravstedsejer.


Spørgsmål/svar

Skal jeg skifte egne varenumre i Skovbo Kirkegårdssystemet ud med GIAS ydelsesnumrene?

NEJ -  Det anbefales dog af hensyn til nemmere at kunne se koblingen til provstiets varer.


Hvad nu hvis jeg mangler en eller flere GIAS varer?

Se om du har valgt kiste/urne rigtigt eller om der er hak i feltet obligatorisk i fanen gravsted.

Sikre dig, at dine varer er sammenknyttet korrekt med GIASvarerne.
Ret evt. henvendelse til Provstiet, der kan åbne/lukke for varer i.f.m. GIAS ydelser.


Kan jeg udskrive ydelser takstblade fra Skovbo Kirkegårdssystem?

Nej - p.t. kan man kun udskrive takstblade fra den digitale arbejdsplads.


Kan jeg lave fremtidige legater, der starter om 5 år?

Nej - det vil altid være fra den første i max. 2 måneder frem; medmindre der er tale om forlængelse i forbindelse med ny begravelse eller en fornyelse.


Kan jeg lave et legat med kortere løbetid end gravstedets udløbsdato?

Programmet vil som standard foreslå gravstedets udløbsdato. Men dette kan rettes til en tidligere dato, når blot der ikke er tale om obligatoriske aftaler, der skal gælde til gravstedets udløb.


Skal jeg lave 2 tilbud, hvis jeg vil have ikke-obligatoriske ydelser med på et tilbud vedr. obligatorisk legat?

Ja, det er det, da mulighederne for valg af varer varierer i forhold til om gravstedet er obligatorisk eller ikke.


Kan jeg slette et oprettet tilbud i Skovbo Kirkegårdssystemet? Sker det automatisk, hvis jeg sletter tilsvarende tilbud i GIAS.DK?

Man kan slette et GIAS tilbud i Skovbo Kirkegårdssystemet ved at finde tilbuddet frem og klikke på knappen ’Slet’ eller Shift+F6. Det slettes også i GIAS centeret.


Jeg har modtaget et ønske om reservation af gravsted, hvordan laver jeg legatet?

Der laves et almindeligt ’Nyt’ legat for den periode, som reservationen skal gælde. 5, 10 år el.lign.


Kan jeg indtaste flere telefonnumre og emailadresser, som så modtager besked om betaling?

Nej - ikke på nuværende tidspunkt.


Bliver priserne i Skovbo Kirkegårdssystemet automatisk rettet på de varer, der bliver tilknyttet til GIAS ydelser?

Nej – Der er dog en mulighed for at hentes GIAS priserne ind i varekartoteket i funktion Prisopdatering under menupunktet GIAS i hovedmenuen.


Hvorfor kan jeg ikke se de GIAS aftaler i Skovbo, som jeg har oprettet på GIAS.DK?

Man kan ikke se aftaler, der er oprettet på GIAS.DK i Skovbo kirkegårdssystemet i dag. Man kan derimod godt se GIAS aftaler lavet i Skovbo kirkegårdssystemet på GIAS.DK