Vi anbefaler at lave en Faktura journal for at kunne gennemgå en fakturaerne og få rettet fejlene på gravstederne inden vi laver den rigtige fakturakørsel.


Nærmere forklaring findes i denne vejledning:


A.        Gennemfør en afregning for at danne en fakturajournal

B.        Ret eventuelle fejl, systemet kan finde

C.        Udskriv fakturajournal og annuller afregningen

D.        Gennemgå fakturajournalen grundigt for fejl i afregningen, priser mv. Alle fejl der måtte findes, rettes med det samme på det enkelte gravsted og evt. på de enkelte varer.


A. Gennemfør en afregning for at danne en fakturajournal (fakturaer dannes rent faktisk).

Gå ind i menupunktet Afregn aftaler.


Start med at sikre der ikke står en forkert tekst som toptekst



For at lave en afregning, skal man tage stilling til hvad, der skal afregnes for samt hvilke kirker (hvis man har flere):


  1. Hvilke afregningsterminer (alle aftaler er oprettet med en afregningstermin, se evt. vejledningen Opret aftale på gravsted.
    I dette eksempel laves der kun een faktura udskrivning om året. Derfor sætter vi hak i alle afregningsterminer undtaget Betalingsfri, der i sagens natur ikke skal afregnes.

Afregningsterminerne er forskellige og bruges forskelligt på de enkelte kirkegårde og er derfor måske ikke de samme du har på din kirkegård.
En nærmere forklaring af afregningsterminer kan ses i vejledningen Vedligehold afregningsterminer.

  1. Herefter angives hvilken kirkegård/kirkegårde, der skal afregnes for. I dette eksempel for kirkegården SKG-Skovbo kirkegård.



B. Ret eventuelle fejl, systemet kan finde

Efter tryk på Ok vises nedenstående skærmbillede. I dette tilfælde med en fejl, fundet af systemet.

                                                     



                               


Tryk "Ok" for at se fejlen(e). Nedenstående oplistning vises:

           

For hver enkelt fejl, trykkes på knappen "Gå til gravsted" ret fejlen og gem. Herefter vendes tilbage til ovenstående fejlliste.



C. Udskriv fakturajournal og annuller afregningen

Efter at have rettet fejl eller hvis systemet ikke fandt fejl, er vi nu klar til at udskrive en fakturajournal:

Igen starter vi afregningen, som under punkt A.


Nu vises skærmbilledet Resultat af afregningen igen, dog står der 0 i Antal fejl.


                                 


Tryk nu på knappen Gennemfør.

                   


Systemet viser nu, at der er dannet 429 fakturaer. Det er vigtigt, at skrive fakturanummer til og fra ned, da vi skal bruge det til udskrivningen af fakturajournalen.

Tryk Ok.


Nu vises den første faktura i den serie af fakturaer vi har bestilt.

Bemærk den lille stjerne ved fakturanummer, der viser at der er sat et filter op, der netop indeholder de fakturaer, der netop er dannet.


Tryk på udskriv.


I nedenstående skærmbillede vælges Udskriv fakturajournal og herefter trykkes på knappen Ok.


                                 


Husk at angive de tidligere noterede fakturanumre (12203 og 12631) og sæt prik i

Udskriv kun ikke bogf. Fakt.

Og tryk herefter på knappen Ok.


Faktura journalen udskrives på papir for senere gennemgang.


Gå herefter tilbage til afregn aftaler:


Tryk på knappen Se log.



Den afregning, der skal annulleres er den sidste vi har lavet (med status Gennemført), altså den vi lavede til fakturajournalen.


Tryk på knappen Detaljer.


Tryk på knappen Annuller afregningen.


                                 


Det er meget vigtigt at trykke på knappen Ja, da fakturaerne ellers ikke slettes.

 


Bemærk, at afregningen nu står som annulleret.


E. Gennemgå fakturajournalen grundigt for fejl i afregningen, priser mv.

Se efter om gravstedet skal have oplistet varer, om antallet er korrekt, om det er den rigtige gravstedsejer og om priserne er korrekte.