I regnskabssystemet budgetteres indtægter og udgifter på en fane og ansatte på en anden. I det afleverede budget deles budgettet i Indtægter, udgifter og løn.

Budget tal i udskrifter

Alle udskrifter under Økonomiportal  f.eks kvartalsrapport, henter de godkendte budgettal fra Økonomiportalen og kan derfor ikke ændres eller detaljeres.

Alle andre udskrifter bruger det detaljerede budget der er lavet i regnskabet, dette kan derfor rettes i løbet af året hvis det ønskes.

Budgetmodul
Første gang der skal laves et budget skal det hele tastes manuelt. De efterfølgende år kan det sidste budget hentes ind og rettes til. Når budgettet er lavet kan det overføres til Økonomiportalen og afleveres til provstiet.   For at se budgettet inden overførsel vælges under Regnskab – Udskrifter – Budget formål – vælg det budget der ønskes vist.

Opstart af Budget 2024

Skift til 2024 og opret budget

Regnskab – Budget – Skriv et navn (ekx året) og tryk på Vis Budget

Der er tre forskellige måder at komme i gang på

1. Taste alt fra bunden
2. Hente budgettal fra dette års budget (alt)
3. Hente regnskabstal fra 2022 (udgifter og indtægter) og Budgettal dette år (løn)

Mulighed nr 1 bruges normalt ikke i kørende regnskaber

De to andre er en start, så kommer arbejdet med at tilpasse det til næste år.

1. Taste alt fra bunden

Udskriv sidste års budget fra økonomiportalen, tast de ansatte fra denne udskrift med den fordeling og løn som der er tastet her.

2. Hente budgettal fra dette års budget (alt)

3. Hente regnskabstal fra 2022 (udgifter og indtægter) og Budgettal dette år (løn)

Funktioner – Hent realiserede tal fra regnskab

               

Der kommer evt. en fejlliste, noget lignende denne, som skyldes at formål 3703 ikke skal bruges mere og derfor er slettet.

Nu henter vi løn ind fra Budget 2023

Funktioner – Hent tal fra andet budget

Det er muligt at opskrive budgettet med en sats for hver artstype, hvis man ønsker det

 

Nu skal budgettet gennemarbejdes

Kendte ændringer til budgettet

Nu gennemgås budgettet og rettes i forhold til de ændringer vi ved der er.

Det kan være prisstigninger, nye ønsker eller færdig gjorte projekter.

Overvej ex:

Varme Har det været en mild vinter, skal regnskabstallet nok forhøjes så der er plads til en rigtig vinter

Budget løn

Ansatte skal budgetteres på enkeltpersoner/samlepersoner/Honorarer

Medarb.nr                Findes i Lønsystemt eller på lønseddel

Stillingskategori        F9 eller knap så kan der søges i stillingskategorier (Er fra det gamle lønssytem og overføres ikke mere til økonomiportalen)

Arbejdsfunktion        F9 eller knap så kan der søges i arbejdsfunktioner. Overføres til økonomiportalen sammen med medarb.nr (bogføres også sammen  med lønnen)

                       Tip hvis man trykker F9 og skriver ex 33 finder den kordegn, hvis man ikke kan huske nummeret, klikker man i søgefeltet, skriver og trykker Søg

Tryk F9 og skriv ex 33 Kordegn så kommer den frem og kan vælges

Beskrivelse        Der skal stå noget! Som I kan se af ovenstående har jeg skrevet jobfunktion og navn, Fremover nøjes jeg nok med navn

Timetal        Det anslåede timetal

Reguler %        Her skrives den sats som de udvalgte lønarter skal opskrives med

Der er frit valg i hvor detaljeret i vil budgettere løn, I kan sætte hele beløbet på konto 181810 eller dele op i løn, pension og feriepenge eller hvordan lønnen nu beregnes

Her har vi en vikar den er delt op i timeløn gange anslåede timer og der er sat flueben i at den skal reguleres. Endvidere er der sat 12,5% gange ovenstående løn på konto feriepenge, som ikke reguleres da udgangspunktet er den regulerede løn.

Her er lønnen delt op i grundtimeløn, tillæg, SH 3,5%, feriepenge 12,5% og pension 15%

Her er lønnen delt op i månedsløn aprilløn*12, rådighedstillæg*12, feriegodtgørelse på 1,5%, pension 15% samt der er lagt atp ind.

Her er årslønnen sat da det betales som faktura og derfor ikke delt op

Husk honorarer også skal budgetteres under løn

Overfør Budgettet

Funktioner Overfør Budget til økonomiportal

Anlægs ønsker og Budget

Resten af budgettet skal vi lave i økonomiportalen

Tidligere anlægsprojekter ligger her og primo lån og opsparing er udfyldt.

Ret evt. primo hvis der er sket ændringer i løbet af året

Anlægsprojekter bør starte som et budgetønske på Bilag 5

Når det er besluttet, skal der oprettes et projekt pr anlægsarbejde

Eksempel på Anlægsprojekt:

Regulering af Egenkapitalen

Aflevering af budget

Klik på Aflever budget i bunden af skærmen

Udskriv afleveret budget og gem det

I referatet fra det møde hvor budgetudkastet godkendes skrives bundlinien

Referatet lægges i Beslutningsprotokoller på DAP

Under Budget, menighedsråd vælges Bilagstype: Beh. Foreløbigt budget

Budgettet i løbet af året

       

I kvartalsrapport og ses for hvert formål udgifter til løn og øvrige samt indtægter. Det er ikke muligt at aflæse noget om hvilke udgifter der evt. giver overskridelsen, heller ikke noget om lønnen. Men det giver et overblik over, hvor mange procent der er tilbage i budgettet.

Indtægter skrives som minus, det betyder at et negativt resultat A er et overskud. Det er ikke muligt på side 2 at få et tal for de kortfristede beholdninger, dvs. at kirke og gravstedskapitler altid skal trækkes fra hvis man vil kende det, vi i gamle dage kaldte kassebeholdning. Egenkapitaldelen er lidt misvisende, da den udelukkende viser primotal. Kolonnen ”Status år til dato” derfor ikke vil være ens i sum Aktiver og Sum passiver.

Bugdgetformål er den rapport man skal have med til menighedsrådsmøde, hvis der brug for at omstrukturere i løbet af året. Hvis udgifterne til kirkebygning f.eks. er ved at eksplodere tager man Budgetformål og ser hvilken artskonto, det drejer sig om. Det kunne f.eks. være varmen, der er problemet.  I dette tilfælde, kunne det være smart at finde ud af, hvor man er nød til at spare og så flytte noget af budgettet fra denne til varmekontoen. Hvis man gør dette, vil det ikke afspejles i Kvartalsrapport eller Årsregnskab, da begge disse bruger det godkendte budget fra Økonomiportalen.

Kontospecifikation viser alle posteringer. Her kommer de gode og informative tekster for hvert enkelt bilag, for alvor til sin ret. Hvis man har valgt at indstille bilagskladden til altid at skrive kontoens navn, og der ikke bliver ændret i denne, så siger kontospecifikationerne stort set ingenting.  Derfor kan vi kun anbefale en sigende tekst.

Det er sjældent interessant at lave en kontospecifikation af løndelene. Der er mange sider og udbyttet er ikke så stort. Det samme gælder indtægtskontiene for kirkegården. Det kan derfor være en fordel at udvælge de konti man ønsker en kontospecifikation for, i stedet for at vælge at se alle konti på udskrifterne af kontospecifikationer.

Rapportering til udvalg og enkeltpersoner

Hvis der er to kirkegårde, er der to muligheder:

1. der kan bruges stedkode(hvis den tilknyttes kirkegården, vil årsregningerne få stedkode) hvis alle udgifterne skal på den rigtige kirkegård, skal alle bilag have stedkode. Er der tale om fælles udgifter, som f.eks. kontorudgifter, skal bilaget deles og påføres stedkode. (kirke 1 og kirke 2)
2. Der kan bruges to underformål (hvis den tilknyttes kirkegården, skal varegrupperne have det rigtige underformål). Hvis der er oprettet flere underformål, skal bilaget også opdeles på hhv. det ene og det andet underformål.

Nu kan der laves en kontospecifikation, saldooversigt eller budget formål, udelukkende med de posteringer med relevant stedkode. Der kan også vises udskrift på relevant underformål.

Hvis der er en person der arbejder med mange forskellige formål, kan man oprette vedkommende som projekt, og sætte det på alle posteringer der vedrører vedkommende. Det er muligt at sætte både en projektkode og en stedkode på en postering.

Det er dog ikke muligt, at sætte to projektkoder på én postering, dvs. på samme linje.

Hvis man har valgt ”Komprimer bilag på medarbejder nr,” kan man udskrive saldooversigter afgrænset på FLØS posteringer. Her kan man f.eks. vælge kun at se en enkelt medarbejder og derved se hvad der er bogført af løn, pension, skat, am osv.

Diverse udskrifter

Med denne indstilling

Fås denne komprimerede udskrift

Hvis man vil se mere om udgifter og indtægter (normalt er ligegyldigt at se opdeling i pension, feriepenge, løn mm)

Det kunne være man gerne ville følge med i sine underformål

VI vil gerne se hvad der er bogført med stedkode K