Tilbud på gravstedsydelser

Det er muligt, at udsende tilbud til kunderne før igangsætning af specifikt arbejde eller en gang årligt vedrørende alt planlagt arbejde på gravstederne.

For at bruge tilbudsystemet, er der lidt opsætning, der skal gøres først.
Gå ind i funktionen Tilbudstyper i menuen Kirkegård->Tilbudsstyring->Tilbudstyper

Tilbudstyper

For oprettelse af ny tilbudstype klikkes enten på Opret (F6) eller i et tomt indtastningsfelt i kolonnen Navn.



I feltet Navn angives et kort navn for den specifikke tilbudstype. Her kan f.eks. angives specifikt, hvilken vare tilbuddet drejer sig om.  Det kan f.eks. også være Årligt, hvis der kun én gang årligt udsendes tilbud på alle slags gravstedsydelser.

I feltet Beskrivelse skrives egen intern beskrivelse vedr. tilbudstypen - f.eks. hvornår tilbud skal udsendes, hvad ydelsen vedrører.


For at oprette et tilbud på gravstedet, åbnes gravstedskartoteket Kirkegård->Gravstedskartotek. Det gravsted, der skal lavet et tilbud til findes frem:



Er der tidligere lavet tilbud på det pågældende gravsted, som i ovenstående eksempel, vises dette/disse tilbud og kan åbnes ved at trykke Detaljer.
Et nyt tilbud til en debitor allerede oprettet på gravstedet, trykke på knappen opret eller F6 og et skærmbillede med et "tomt" tilbud vises:



I feltet Debitor vælges den debitor, som indbetalingen vedrører.(Kun allerede oprettede debitorer på gravstedet kan vælges). Findes der flere debitorer på gravstedet, vises et vindue, hvor den aktuelle debitor kan vælges

I feltet Vare/ydelse vælges den ønskede vare

I feltet Tilbudstype angives et at de oprettede tilbudstyper.

Ønskes en bestemt beskrivelse sat på tilbuddet, udfyldes feltet Tekst til tilbud, og denne tekst erstatter varenavnet

Skrives der noget i feltet Tekst til udførelse, kommer det på arbejdslisten

Er der aftalt en bestemt pris til tilbuddet, indtastes det i feltet Fast pris, ellers kommer prisen fra varen på tilbuddet

Udfyld feltet Antal med det ønskede antal.

Feltet Kommentar er et internt felt

Ved tryk på knappen Detaljer Vises detaljer om tilbuddet, som Sidste tilbud og om tilbuddet er accepteret.


Udskriv tilbud

Når du ønsker at udskrive et tilbud til gravstedsejerne i henhold til en tidsplan, kan der udskrives et tilbud ved valg af en eller flere tilbudstyper.
Udskrivningsfunktionen ligger under Kirkegård->Tilbudsstyring->Udskriv tilbud.

I kolonnen Tilbudstype udvælges de(n) ønskede tilbudstype(r), der ønskes udskrevet tilbud på.
Hvis der administreres flere kirkegårde, udvælges de(n) ønskede kirkegård(e) i kolonnen Kirkegård.

Hvis man ønsker at ændre på tilbuddenes forudsætninger i forhold til standardopsætningen af betalingsbetingelser på debitor m.m., kan der klikkes på knappen Detaljer.


Der kan angives udskrivningsparametre, som indenfor en afdeling, række, dato eller i et gravstedsnummerinterval.

I feltet Betales inden indtastes en fast betalingsdato, hvis man ønsker en bestemt sidste betalingsfrist på samtlige tilbud uanset individuel betalingsbetingelse på debitor

I feltet Tilbudsudskrift angives udskriftsversionen af tilbuddet. Standard er "TILBUD"

Hvis man ønsker udskrevet Toptekst eller Bundtekst på tilbuddet til alle kunder, udfyldes felterne med ønsket tekst.
Her kan man - efter behov og af hensyn til udskriftens udseende - lave x-antal linjeskift, inden top- eller bundteksten skrives.

Under Faste tekster top og Fast tekster bund kan man oprette en tekst, der placeres i hhv. top eller bund af tilbuddet.

Herefter kan indstillingsbilledet lukkes.

Når tilbuddet er klar til udskrift, udskrives tilbuddene ved klik på knappen Printer, og billedet med Udskriftsindstillinger bliver vist. 
Her kan rette destination vælges.

Note: Hvis du ønsker tilbudsudskrift med andet udseende end standard, kan en sådan bestilles hos Skovbo Data support.
Udskriften vil herefter blive tilpasset mod betaling af forbrugt programmørtid.

Opsætning af tilbudsregistrering

Når der accepteres tilbud, kan man sætte systemet op, så felterne Modkonto, Afregningstermin og Tilbudstype er udfyldt, hver gang man går ind i vinduet Registrering af accepterede tilbud.


Modkonto er den konto, indbetalingen skal bogføres på - typisk en bankkonto

Afregningstermin er den termin, der sættes på aftalen på gravstedet, når accepten gennemføres

Tilbudstype er den type tilbud, der vises for den aktuelle debitor, når vinduet Registrering af accepterede tilbud vises


Opsætning af tilbudsregistrering findes under knappen Opsætning under menupunktet Kirkegård->Tilbudsstyring->Acceptér tilbud:



Acceptér tilbud

Accept af tilbud sker, når indbetalingen på tilbuddet skal bogføres. Dette sker ikke som med andre bogføringer under menupunktet Bogføring men under menupunktet Kirkegård->Tilbudsstyring->Acceptér tilbud på følgende måde.

I feltet Debitor angives eller vælges den debitor, som indbetalingen vedrører. Findes debitor på flere gravsteder, vises et vindue, hvor det aktuelle gravsted vælges

I feltet Modkonto angives den konto, det indbetalte beløb skal debiteres på - typisk en bankkonto.

I feltet Afregningstermin angives den afregningstermin, aftalen oprettes med, når tilbuddet accepteres, og aftalen oprettes på gravstedet.

I feltet Tilbudstype angives den tilbudstype, der ønskes accepteret tilbud på.

Herefter vises de tilbud, der er oprettet på den aktuelle debitor med den aktuelle tilbudstype

I feltet Indbetalt angives det beløb, debitor har indbetalt

Markér nu de linjer i tilbuddet, som debitor ønsker at betale for ved at sætte et flueben i kolonnen Accept ud for de ønskede varer


I felterne Accepteret netto, Accepteret moms og Accepteret brutto vises nu det samlede beløb for de accepterede varer:



I feltet Diff. (Påføres deb.) vises nu den difference, der eventuelt er på det indbetalte beløb og det accepterede beløb. Der skal så tages stilling til, om tilbuddet kan accepteres med det indbetalte beløb, eller om det skal afvises.

Kan tilbuddet accepteres klikkes Udfør

Vinduet Udførsel er færdig vises, og der er oprettet aftaler på gravstedet samt en faktura med en indbetaling. Klik Ok



Vinduet Meddelelse - Gå til faktura vises. Hvis der er flere tilbud, der skal accepteres, klikkes Nej, hvis ikke, klikkes på Ja, og der springes til fakturaen, som så kan udskrives.


Fakturaen skal ikke sendes til debitor, da debitor jo allerede har indbetalt beløbet, men fakturaen skal udskrives, så den kan blive bogført i regnskabet. Derfor kan man nøjes med at udskrive fakturaen til skærm.
Efter bogføring står aftalen/aftalerne som Betalt (B) under fanen Aftaler på gravstedet, og ved næste aftaleafregning oprettes der ikke faktura(er), da aftalen/aftalerne står som Betalt. Derimod kommer oplysningerne under fanen 'Udf.arb' (udført arbejde) ved aftaleafregningen.