Skift til nyt regnskabsår:

For at sikre at alle elementer vedr. priser, momskoder, varegrupper, konti mm. oprettes i det korrekte regnskabsår og med rette sammenhænge, skiftes til det gældende regnskabsår.


Rettelse af varepriser:
Det er vigtigt, at få rettet priserne i sit varekartotek, så de passer med de priser provstiet har udstukket.
Hvis man under GIAS har sammenknyttet GIAS varerne med varerne i sit eget varekartotek, vil prisopdateringen være forholdsvis simpel. Man skal dog huske manuelt at opdatere prisen på de varer, der ikke er sammenknyttet.


Arbejdslister:

Hvis man på gravstederne har en eller anden fysisk form for opmærkning på gravstederne vedr. de forskellige aftaler/ arbejdsopgaver, der løbende skal foretages på gravstederne, er det en god ide at udskrive en komplet arbejdsliste til kontrol af samtlige aftaler på gravstederne vedr. renholdelse, forårsblomster, sommerblomster og grandækning mm.

Med denne liste i hånden kan man kontrollere, om markeringen på de enkelte gravsteder er korrekt for ophørte aftaler, bortkomne markeringer o.lign. Det er specielt vigtigt i forhold til legataftaler, da man ofte har leveret disse aftaler på gravstederne og efterhånden kan huske dem i hovedet.

Desuden den aktuelle arbejdsliste udskrives før igangsætning af de enkelte projekter (Forårsblomster, som- merblomster, grandækning o.lign.)


Datolister:

For at få det fulde udbytte af programmets muligheder for at hjælpe med udførelse af individuelle aftaler på gravsteder, hvor aftalen skal effektueres på bestemt dato eller dag i året, kan man oprette aftaler på grav- stederne med udførelse som Datoliste.

Datoliste kan udskrives efter behov - Månedlig/Kvartalsvis/Årligt eller efter en højtid.


Afregning af aftaler:

Afregning at (del)årlige fakturaer finder sted efter behov. Mange foretager afregningen i slutningen af året, hvor alle aftaler derved i princippet faktureres bagud.

Faktureres i starten af året, faktureres aftaler forud, altså før arbejdet udføres.

Nogle fakturerer flere gange om året, for at dele udgiften ud for kirkegården kunder. Det kan eksempelvis være renholdelse og blomster faktureres om foråret og vintervarer om efteråret (før arbejdet udføres). Dette vil så også være en forud fakturering.

Vær opmærksom på at aftaler skal faktureres i samme regnskabsår, som de er aftalt og udført. Dette forskrives i bogføringsloven.


Udløbne gravsteder:

Liste over udløbne gravsteder udskrives, så man har et overblik over de gravsteder, der udløber i løbet af året. Husk at det nødvendigvis ikke længere kun er pr. 31/12 at gravsteder har udløbsdato. Det anbefales dog, at lade gravstederne 31/12 da der ellers skal udskrives udløbsbreve hver måned.

Samtidig kan man udskrive breve til gravstedsejere vedr. udløbne gravsteder (hjemfaldsbrev).

Lav et filter på gravsteder, med ønsket udløbsdato. Dette filter kan anvendes til at udskrive hjemfaldsbreve til gravstedsejerne.


Nulstilling/fornyelse af udløbne gravsteder:

Gravsteder, som gravstedsejerne ikke længere ønsker at opretholde, nulstilles. Ligeledes fornyes de gravsteder, som gravstedsejerne ønsker at beholde.


Legater:

Udskrift af Legatliste over udløbne legater. Denne skal gennemgås for legater, der evt. udløber før gravstedet, så gravstedsejeren kan kontaktes med henblik på evt. oprettelse af nyt legat for restperioden. Evt. overgang til aftaler på regning.

Denne liste bør sammenholdes med listen over udløbne gravsteder, så der evt. kun sendes et brev ud til disse gravstedsejere.

OBS!
Det anbefales i videst muligt omfang, at legater har samme slutdato som gravstedets udløbsdato, da det vil lette arbejdet med at styre legaterne.


Debitor saldoliste:

Udskrift af Saldoliste på debitorer med saldo. Denne liste udskrives og gennemgås f.eks. mindst kvartalsvis (afhængig af store udsendelser af fakturaer måske månedligt) for at få overblik over, hvilke kunder der skal rykkes for manglende betaling. Herunder vurderes ligeledes, om der i sognet skal foretages beregning af renter, gebyrer mm.

OBS!
Husk at sikre, at regnskabsføreren har bogført op til dato, før udskrivning af saldoliste. Ellers vil saldolisten muligvis ikke vise det korrekte.


Fakturajournal over ikke bogførte fakturaer:

Denne liste udskrives jævnligt - f.eks. hvert kvartal, for at sikre - at alle fakturaer er udskrevet. Efterbehandling af ikke-bogførte fakturaer skal finde sted; Skal de udskrives? Skal fakturaens saldo sættes til 0,00 ved at slette eksisterende varelinjer.


CPR - LPR, Liste over afdøde:

Skal gennemgås jævnligt - mindst før udsendelse af fakturaer, hjemfaldsbreve o.lign. Så man ikke får udskrevet fakturaer eller breve til døde gravstedsejere.

Alternativt kan man afvente, at afdøde debitorer bliver ”fanget” på fejlliste under udskrivning af årsfakturaer hvor også andre fejl på de enkelte gravsteder ”fanges”.



GIAS-tilbud:

GIAS-tilbud laves løbende efter behov. Vær dog opmærksom på, at GIAS-tilbud udskrevet senest 30. november vil være med indeværende års priser og GIAS-tilbud udskrevet fra og med 1. december vil være med næste års priser.

Årets gang kunne f.eks. se sådan ud:


januar

Skift til nyt regnskabsår

Udskrift af datoliste for hele årets dato-aftaler

Udskrift af Saldoliste debitorer

februar

Nulstilling af gravsteder (efter retur af hjemfaldsbreve udsendt i efteråret

februar/marts

Udskrift af total arbejdsliste for kontrol af markering på gravsteder

marts

Udskrift af arbejdsliste til forårsblomster

april

Udskrift af arbejdsliste til sommerblomster

maj/juni

Udskrift af Saldoliste debitorer

juni

Afregning og udskrivning af halvårlige fakturaer og eventuelt afregning af legataftaler

oktober

Udskrift af liste over udløbne gravsteder for året

Udskrift af legatliste vedr. udløbne legater for året

Udskrift af legat udløbsbrev til gravstedsejere

oktober/november

Udskrift af arbejdsliste til grandækning og evt. kranse og puder

Udskrift af liste ”Udløbne gravsteder” for udsendelse af hjemfaldsbreve

november

Udskrift af Saldoliste debitorer

Afregning og udskrivning af årlige fakturaer

Sidste chance for udskrift af GIAS-tilbud med priser gældende for indeværende år

december

Opfølgning på gravstedsdebitorer, som endnu ikke har reageret på hjemfaldsbrevet